一、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的作用
OA辦公系統(tǒng)能規(guī)范管理，提高工作效率：通過工作流系統(tǒng)，員工不用拿著各種文件、申請、單據(jù)（比如：公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批） 在各部門之間跑來跑去，等候?qū)徟⒑炞?、蓋章，這些工作都可在網(wǎng)絡(luò)上進行。一些處理彈性大而不易規(guī)范的工作流程也可變得井然有序。 同時由于系統(tǒng)設(shè)定的工作流程是可以變更的，可以隨時根據(jù)實際情況來調(diào)整不合理的環(huán)節(jié)，為企業(yè)流程的重組提供有效的事實依據(jù)。
節(jié)省運營成本：OA平臺最主要的特點之一是實現(xiàn)無紙化辦公，無紙化辦公節(jié)約了大量的紙張及表格印刷費用；工作審批流程的規(guī)范可為員工節(jié)省大量工作時間；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話費及差旅費用。
消除信息孤島、資源孤島：OA協(xié)同辦公平臺的協(xié)同性可以徹底消除由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨立、數(shù)據(jù)不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護工作量大等因素形成的一個個信息孤島資源孤島。
提高企業(yè)競爭力、凝聚力：員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企事業(yè)的單位的內(nèi)部凝聚力將大大增強。
二、OA功能介紹
1、流程審批
流程發(fā)起：選擇相應(yīng)工作表單（如費用申請、采購申請、請示報告等），填寫相應(yīng)欄目或正文內(nèi)容，即可提交給下一個審批（辦理）環(huán)節(jié)，也可保存至草稿。
審批辦理：系統(tǒng)首頁或在我的待辦文件夾中顯示所有需要當(dāng)前用戶辦理（或被授權(quán)辦理）的工作，打開即可在指定的位置簽寫審批辦理意見，也可以根據(jù)權(quán)限修改工作表單中的內(nèi)容。簽寫意見的方式有：輸入文字意見、調(diào)用常用審批用語、電子簽名、調(diào)用手寫簽名、蓋章等。
可以退回上一環(huán)節(jié)，或直接退回到發(fā)起人。
可以直接將待審批工作置為辦結(jié)，且將辦結(jié)信息通知所有經(jīng)辦人。
如果當(dāng)前環(huán)節(jié)不是最后環(huán)節(jié)，提交即自動流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。
如果當(dāng)前環(huán)節(jié)是最后環(huán)節(jié)，而實際情況還需要繼續(xù)流轉(zhuǎn)，可在工作流程中添加后續(xù)環(huán)節(jié)，并繼續(xù)提交。
監(jiān)控催辦：所有當(dāng)前用戶已辦理的工作自動存檔在我的已辦文件夾中，可直觀地看到每一項工作現(xiàn)在所處的處理環(huán)節(jié)，可對當(dāng)前的工作辦理人發(fā)送催辦信息。
流程調(diào)度：如果由于流程設(shè)置錯誤或當(dāng)前處理人因故不能辦理某項審批工作，可以將該項工作調(diào)度給其他人辦理。
辦結(jié)查詢：用戶可根據(jù)權(quán)限范圍查詢已經(jīng)辦結(jié)的工作表單及審批內(nèi)容。
統(tǒng)計分析：系統(tǒng)可自動對同類表單按時間段進行統(tǒng)計，被統(tǒng)計的內(nèi)容限于數(shù)字信息（如費用申請、報銷單等），既可統(tǒng)計已經(jīng)辦結(jié)的，也可統(tǒng)計辦理中的。
2、行政綜合
公告管理:在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布各種通知、通告、決定、動態(tài)等，公告審核最多支持三級審核。 公告可以限制部分人可以查看，同時支持圖片標題。 點擊公告標題，可以查看該公告的已閱人員或未閱人員。
新聞管理:實現(xiàn)新聞的發(fā)布與維護管理功能，新聞對象亦可指定，但是新聞的發(fā)布無需審核。
調(diào)查投票:通過設(shè)定主題，可以對企業(yè)關(guān)心或關(guān)注的話題進行網(wǎng)上投票。每一主題都可以限定投票人范圍，每人只能投票一次，支持匿名投票。廣泛應(yīng)用于民意調(diào)查、投票選舉、表決、以及人事考核等。
員工評選:評選典型（如優(yōu)秀）員工，可限制每個評選人的最多投票數(shù)，自動按結(jié)果排序。
重要提醒:針對某些重要事件，可以設(shè)置系統(tǒng)自動提醒，即每次登錄OA都會自動彈出提醒內(nèi)容。提醒對象可以多人，提醒頻率可以是每天、每周的某幾天、每月的某幾天。
外出登記:登記當(dāng)前員工的外出情況：外出時間、外出地點、外出事由、返回時間等，便于及時了解員工外出動向。
3、電子郵件
電子郵件系統(tǒng)作為信息傳遞與共享的重要的工具和手段，滿足辦公自動化系統(tǒng)最基本的通信需求。RuvarOA的電子郵件模塊，可以與各種通用的郵件服務(wù)器軟件結(jié)合使用，也可內(nèi)部獨立使用，實現(xiàn)內(nèi)部郵件與外部郵件的無縫結(jié)合，提供了離線郵件處理、群發(fā)、多郵箱管理、郵件自動接收、分類歸檔等各種功能。
OA允許通過后臺管理限定個人郵箱空間大小、限制某些帳號收發(fā)POP3郵件，或監(jiān)控某些帳號的外發(fā)郵件內(nèi)容。
4、文檔中心
文件分類：可以根據(jù)企業(yè)的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關(guān)的文件。文件的上傳、閱讀、刪除都可以有嚴格的權(quán)限設(shè)置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、圖片等各種文件格式。
文件上傳：可以單個文件上傳，也支持批量文件硬盤拷貝，方便企業(yè)原始海量文件的上傳。
文件查閱：用戶可以根據(jù)權(quán)限閱讀或下載相關(guān)文件。
5、部門計劃
周計劃：針對每一天安排部門周工作計劃，起草計劃時上周未完成計劃內(nèi)容自動重新寫入。計劃起草后由部門經(jīng)理審核再提交管理部門匯總發(fā)布。部門計劃執(zhí)行負責(zé)人可根據(jù)計劃完成情況將每項計劃置為完成、取消、未完成狀態(tài)，由計劃管理部門在計劃周完結(jié)后將所有計劃置辦結(jié)狀態(tài)后歸檔。
月計劃：起草部門月工作目標及相應(yīng)目標的計劃完成方案，由部門經(jīng)理審核再提交管理部門匯總發(fā)布。部門計劃執(zhí)行負責(zé)人可根據(jù)計劃完成情況反饋每項計劃的完成情況說明或未完成原因分析，由計劃管理部門在計劃月完結(jié)后將所有計劃置辦結(jié)狀態(tài)后歸檔。
6、任務(wù)安排
任務(wù)安排實現(xiàn)對日常工作任務(wù)的安排、下達，任務(wù)負責(zé)人員的指定，實現(xiàn)工作由上到下，由總到分的統(tǒng)一安排管理。
跟蹤檢查：主管領(lǐng)導(dǎo)可以對于已經(jīng)安排的工作任務(wù)進行跟蹤檢查，實現(xiàn)管理者對于任務(wù)進展情況進行直接、準確的監(jiān)控管理。
7、工作報告
用戶可以擬制工作日報、工作周報、工作月報及其他類型的工作報告總結(jié)，并提交給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，部門負責(zé)人及部門主管領(lǐng)導(dǎo)可以查看該部門所有人的報告內(nèi)容。
8、手機短信
短信發(fā)送、接收及管理，支持群發(fā)，同時可與OA內(nèi)部管理功能結(jié)合，自動發(fā)送待辦通知、催辦通知、會議通知、日程提醒等。
9、個人辦公
個人日程：個人日程的安排、備忘，可設(shè)置手機短信自動提醒。
工作日志：個人日志，日志可以共享給本部門、上級、或者全體用戶。
個人通訊錄：員工的個人通訊錄信息，可以導(dǎo)入到OA企業(yè)郵件系統(tǒng)中。
個人設(shè)置：個人基本信息設(shè)置，簽名樣式上傳管理，登錄密碼修改，流程審批及日程安排的授權(quán)。
個人文件夾：建立個人文檔中心，可以建立文檔類別，支持同時多文件上傳，支持文件在文件夾之間的移動。
10、知識管理
知識整理：按類別整理企業(yè)相關(guān)知識，提交審核。
知識審核：審核提交的知識草稿，驗證知識的準確性和有效性。
知識查閱：閱讀知識，對知識進行點評。
11、會議管理
包括會議室管理會議安排、會議查詢、人員查詢和會議室查詢、會議提案、會議紀要等功能。用戶可通過系統(tǒng)提供的功能，適當(dāng)安排會議以及對會議記錄等進行綜合管理，查看會議情況，如出席情況、會議紀要等等。
12、車輛管理
車輛登記：建立相應(yīng)的車輛檔案，詳細記錄購買情況、車輛情況。
用車管理：用車的申請、審核、派車管理；派車單更改；用車返回登記。
車輛管理：登記管理車輛的維修、事故、費用情況。
統(tǒng)計報表：按部門、按時間、按車輛生成相應(yīng)的里程、費用報表。
13、用品管理
用品采購：用品管理人員進行采購登記，可以為各種辦公用品設(shè)定庫存報警值，方便辦公用品管理人員進行相應(yīng)的提醒查詢，有利于保證辦公用品的正常庫存。
領(lǐng)用管理：對需要辦公用品的用戶進行領(lǐng)用登記，自動完成庫存扣減。
查詢統(tǒng)計：可通過部門、時間段、類別等不同途徑進行相應(yīng)的統(tǒng)計查詢。
14、資產(chǎn)管理
設(shè)備檔案：管理企業(yè)或部門設(shè)備的詳細信息，可以自定義字段。
設(shè)備使用：可以對設(shè)備進行領(lǐng)用、歸還、轉(zhuǎn)移、維修、清理等管理操作。
設(shè)備折舊：提供多種折舊計算方法。
導(dǎo)出管理：可以將設(shè)備檔案導(dǎo)出成WORD或EXCEL文檔。
15、合同管理
合同錄入：錄入及維護企業(yè)簽訂的各類商務(wù)合同信息，每份合同可以附加多個附件及相關(guān)補充合同。
合同借閱：合同的借閱申請、審批、查閱過程管理。
合同終止：對履行中的合同進行終止的申請與審批管理。
合同查詢：按多種條件查詢合同信息。
16、報表中心
報表模板：定義報表的類別，如財務(wù)報表、行政報表等；以及不同類別常用報表的表頭、表尾、內(nèi)容欄、計算方法等項目。
報表填報：填寫相關(guān)報表的內(nèi)容，完成后可選擇指定的閱讀人員提交。
報表查詢：根據(jù)權(quán)限查閱報送過來的分類報表，如有新的報表送到，系統(tǒng)會自動郵件及彈出界面提醒。打開的報表可以轉(zhuǎn)為EXCEL文件或直接打印。
17、企業(yè)文化
電子論壇:可由用戶靈活設(shè)置論壇類型、論壇版主、論壇訪問用戶范圍，在實現(xiàn)內(nèi)部員工交流的同時，可以充當(dāng)日常辦公討論的功能，大大提高內(nèi)部交流的效率。電子期刊——期刊投稿：用戶可以向期刊的有關(guān)欄目投稿，系統(tǒng)可以統(tǒng)計用戶的總投稿數(shù)量。
18、常用查詢
OA提供辦公過程中有可能用到的一些信息查詢工具，如萬年歷、長途區(qū)號、郵政編碼、度量衡轉(zhuǎn)換等。用戶可以增加更多的查詢工具。
19、后臺管理
組織管理：設(shè)置企業(yè)部門、職務(wù)、角色、群組、群組權(quán)限。
帳號管理：分配及管理用戶登錄帳號、密碼、角色、所屬群組、登陸IP限制等。
表單定義：設(shè)計流程審批需要使用的工作表單格式、內(nèi)容；支持多頁表單；表單可訪問權(quán)限可設(shè)；支持嵌入腳本文件。
流程定義：給工作表單設(shè)定默認辦理環(huán)節(jié)，圖形化定義。
每個流程環(huán)節(jié)的辦理人可以指定具體的人，可以是角色或職務(wù)，也可以為空由提交人選擇；
多個辦理人的流程環(huán)節(jié)可選擇是否會簽；
支持多向流程，流轉(zhuǎn)方向可以設(shè)成按條件自動選擇或由提交人選擇；
每個流程環(huán)節(jié)都分配對工作表單的操作權(quán)限，如修改指定字段、在指定區(qū)域簽寫意見、正文的筆跡留痕、修訂、成文權(quán)限等。
功能管理：根據(jù)實際需要屏蔽不使用的功能模塊，增加用戶自己開發(fā)的功能鏈接。